L’esprit collaboratif c’est quoi ? Exemple de collaboration

Voici un exemple bien connu de tous dont je force le trait : les Wiki*. Dans un Wiki, vous avez des « experts » qui diffusent leur savoir en rédigeant des articles. Ces articles sont publiés en ligne à la disposition des internautes qui cherchent de l’information sur les sujets abordés. Les experts ne se préoccupe pas de l’usage qui est fait des connaissances qu’il diffuse, et l’internaute est responsable de cet usage. Continuer la lecture de « L’esprit collaboratif c’est quoi ? Exemple de collaboration »

Exemple de coopération dans un conflit inter-services

Si l’une des parties empiète sur le territoire de l’autre sans son accord, il y a problème et très vite conflit.

Par exemple, suite à une fusion chaotique, les commerciaux ont connu un fort turn-over et l’entreprise a perdu des parts de marché. Sous pression, les commerciaux, jeunes recrues trop vite lâché sur le terrain font du forcing, et sans expérience du produit, vendent des solutions que les 3 services administratifs ne peuvent pas gérer normalement. Très vite le ton monte entre les deux directions, agite le CODIR. Comme il s’agit d’un problème très opérationnel, un représentant senior des commerciaux, et trois responsables des services administratifs se réunissent. En force, 2 des administratifs imposent leur solution : tout contrat devra recevoir la validation des services administratifs avant de pouvoir être signé par le client.

Le commercial présent est livide, décomposé. Moins gradé, seul et de nature plutôt consensuel, il n’ose pas exprimer ce qu’il ressent.

C’est alors que le 3ème administratif suggère une autre solution : partant du principe qu’un commercial, c’est « fait pour être sur les routes », et que le temps passé dans les bureaux administratifs est perdu pour le développement du CA, il propose que les commerciaux juniors fassent systématiquement valider leurs contrats par les commerciaux séniors, et que les contrats qui seront présentés aux services administratifs ne seront que les contrats hors normes, qui nécessitent une adaptation des services administratifs.

Que s’est-il passé ? En voulant voir tous les contrats, les administratifs tentent de contrôler toute l’activité commerciale (j’en vois sourire et d’autres avoir le regard rêveur…), risquant de la ralentir, voire la figer. Certes, les contrats seraient peut-être gérables, mais pour le développement du chiffre d’affaires, ce n’est pas gagné. Pour les commerciaux, c’est intolérable, car cette solution méprise leur compétence et leur capacité à progresser.

La solution proposée rappelle les zones de responsabilité, les territoires de chacun sont réaffirmés, avec leur zone de compétences et les marges de progrès sont définies. Chacun sait à quel moment il doit entrer en coopération avec l’autre service et pour quoi faire. Et chacun peut s’aligner sur le même objectif, celui de l’entreprise.

La coopération est asservie à un unique objectif qui dépasse les deux parties, et elle est possible parce que ses acteurs ont défini des territoires de compétences et de responsabilités strictement différents ET qu’elle est limitée dans le temps –ici la préparation d’un contrat aux clauses spécifiques.

De saison…

Cher lecteur,
je vous souhaite une année légère, chaleureuse et fructueuse.
Nous nous retrouverons régulièrement ici cette année pour échanger sur ces aventures que sont la coopération, la collaboration, l’intelligence collective, maintenant que nous avons peu ou prou expliqué le compliqué de notre monde, et que nous abordons sa complexité.

Les autres

Vous avez grandi dans une société, une famille, avec, sans ou contre : qu’elle vous ai été bénéfique, absente ou malveillante, c’est par rapport à cette société, cette famille que vous vous êtes construit. Vous êtes allé à l’école, les expériences forgées l’ont été aussi avec des maîtres, des professeurs, des camarades dans le cadre imposé de l’institution.
Vous avez poursuivi peut-être des études, vous avez rencontré des gens de terrain, des spécialistes, vous avez commencé à travailler, il a fallu vous intégrer à un collectif de travail.
Vous vous êtes dit ou demandé :
« Ma porte de bureau doit-elle être ouverte ou fermée ? » (c’est vrai, à l’heure de l’open space la question devient obsolète, mais…)
« Je dois terminer mon rapport avant ce soir, je n’arrive pas à me concentrer avec mon collègue qui raconte ses vacances au téléphone depuis ce matin. Il est peut-être dispensé de reporting d’activité lui ? »
« Quand j’appelle mon collègue pour échanger sur le prochain comité de projet , il ne décroche jamais. Pourtant je sais qu’il est là. Si je me déplace, je vais perdre du temps. »
« Dans le projet X127G, il n’y a que moi qui tiens les délais, les autres sont tous en retard et le chef de projet commence à s’inquiéter sur la tenue des objectifs. Les réunions deviennent pesantes, les autres ne viennent plus et moi je subis sa mauvaise humeur. »
« Je participe à un projet avec des gens d’autres services, mais ils ne savent pas travailler ! On ne comprend même pas ce qu’ils disent, ils ont un de ces jargons »
A chaque phrase, à chaque question, les autres. Bien ou mal, mais les autres. Les coachs, les psys expliquent qu’à chaque situation, c’est soi-même qui crée le contexte. C’est certainement vrai, mais au boulot, pas le temps de se regarder le nombril. Et pas les moyens de payer un coach à chacun. Alors comment faire ?
Vous avez compris, n’est-ce pas, que mon propos est de souligner tout ce qu’il y a de collectif dans les actions que nous entreprenons. Vous avez tous en tête ce matin (ce ?) où la personne qui sortait du métro juste devant vous a lâché la porte sans regarder.
Voilà par exemple un acte de non-collaboration. Personne n’exige que l’on tienne la porte pour le suivant. Mais tous ceux qui ont un jour, suivi, savent combien est désagréable, douloureuse parfois, cette porte qui se referme devant votre nez. Et pour cette raison, on s’attend à ce que la porte soit retenue, le temps qu’on prenne le relais.
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Et bien la collaboration s’apparente à ce petit geste : il n’est pas nécessaire, il est logique de mon point de vue, il me facilite la vie. En plus pour peu qu’il soit accompagné d’un sourire et d’un remerciement ou simplement d’une attitude ouvertement bienveillante, pour beaucoup, il crée du plaisir, réveille l’énergie, décuple les efficacités, bref, c’est tout bénéfice pour chacun et pour le groupe qui l’accueille.

Je vais expliquer au long de ce blog, les éléments factuels à mettre en place pour que le collectif de travail s’oriente sur ce qu’il a à faire, avec efficacité, voire avec plaisir et  engagement. Car les méthodes existent, simplement nous n’avons jamais appris à les mettre en œuvre : peu en famille, presque jamais à l’école, pour l’immense majorité des plus de 30 ans pas dans l’enseignement supérieur, et sûrement pas dans le monde des organisations. Pour les moins de 40 ans, l’interaction avec les autres relève aussi d’autres phénomènes dont nous parlerons aussi : le sens et la cohérence.

Tout seul !

Aujourd’hui, je vais interpeller ceux qui veulent faire ou réussir « tout seul ». Répondez à ces questions tout seul, mais honnêtement.

Qu’avez-vous réussi tout seul ? Etes vous certain que personne n’est intervenu dans le processus de réussite ? Toutes les idées viennent de vous ? Tous les outils que vous utilisez sont votre invention et votre fabrication ? Si c’est le cas, à qui vendez vous ? A qui achetez vous votre matière première ?

Et si quelqu’un est intervenu, auriez-vous pu réussir sans cette intervention ?

Etes-vous absolument certain qu’on puisse réussir quelque chose tout seul ? Vous arrivez à accomplir des tâches unitaires seul, mais l’enfant qui est en vous le sait : vous fermez la porte seul, mais le mur qui soutient la porte c’est quelqu’un d’autre qui l’a construit, et l’immeuble a été dessiné par un architecte…

J’entends d’ici vos « oui, mais… » et je vous réponds : « Vous avez raison, mais… »

Je prends un exemple : Un commercial négocie avec succès un contrat avec un client. Il est seul face au client. Nous sommes bien d’accord. Mais, qui va réaliser le contrat ? Qui va s’assurer que ses clauses sont respectés ? Et s’il est seul en freelance ? Il y a fort a parier que même dans ce cas, il n’est pas arrivé là tout seul : l’expertise qu’il vend aujourd’hui, c’est bien au contact d’autres qu’il l’a développé.

Si on déplace le point de vue, si on élargit la prise de vue, toujours les autres rentrent dans le champs à un moment. Dans le cadre d’activités professionnelles, il n’est pas nécessaire de s’éloigner beaucoup pour rencontrer les autres. Avant il fallait au moins passer la porte de son bureau, maintenant et malgré les open spaces, les mails, les fils de discussion tombent sur le bureau numérique sans frapper. Quoique vous fassiez, l’autre attend « au coin du bois ». Comme le loup ?

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